Reglamento del servicio de documentación, biblioteca y archivo

Título I.- Preliminar

Artículo 1.- A efectos de coadyuvar al eficaz desempeño de la actividad de los Diputados y Grupos Parlamentarios de la Cámara, se crea el Servicio de Documentación, Biblioteca y Archivo.

Artículo 2.- Son cometidos del Servicio de Documentación, Biblioteca y Archivo:

a) La organización y el funcionamiento de la biblioteca de la Cámara.

b) La formulación de propuestas de adquisición, catalogación, clasificación, conservación y difusión de los fondos bibliográficos y documentales precisos, así como el traslado de información a los órganos de la Cámara, Grupos Parlamentarios, Diputados regionales y a los restantes servicios del Parlamento.

c) La organización del archivo de la Cámara, la conservación de materiales de carácter documental que lo integran, y su ordenación de manera que puedan éstos ser consultados y utilizados para la actuación parlamentaria o para el estudio y la investigación.

d) La organización de los convenientes sistemas de documentación parlamentaria para su uso por los órganos y Grupos Parlamentarios, Diputados y servicios de la Cámara.

Artículo 3.- Sin perjuicio de la necesaria coordinación que debe existir entre ellas, y a efectos de clasificación funcional, están integradas en este servicio las siguientes unidades:

a) Unidad de Documentación.

b) Unidad de Biblioteca.

c) Unidad de Archivo.

Artículo 4.- Las prestaciones del servicio estarán a disposición de:

a) Los Diputados y Grupos Parlamentarios de la Cámara.

b) Los Diputados y Senadores elegidos en Canarias.

c) Las bibliotecas o centros de documentación, especialmente con los que se hayan suscrito acuerdos de colaboración e intercambio.

d) Los servicios de documentación o asimilados del Gobierno de Canarias, Cabildos Insulares, Ayuntamientos, Universidades y otras instituciones públicas de Canarias.

e) Los investigadores o estudiosos debidamente acreditados.

De manera ocasional, siempre que lo permitan los medios disponibles y previa adecuada identificación, cualquier persona que desee efectuar consultas concretas en materia de bibliografía y documentación.

Título II.- De la Biblioteca parlamentaria

Artículo 5.

1. La biblioteca contará con un fondo bibliográfico integrado por los libros, publicaciones periódicas y fondos especiales que, debidamente inventariados, catalogados y clasificados, se incluyan en la base de datos de la biblioteca y que se encuentren en la propia biblioteca o dependencias anejas.

2. La biblioteca orientará preferentemente su política de adquisición de fondos al campo del Derecho y de las Ciencias Sociales, prestando especial atención a las publicaciones de derecho parlamentario, comunidades autónomas y Unión Europea.

3. Igualmente, se adoptarán las medidas precisas para que consten en los fondos de la biblioteca aquellas publicaciones que, aun no teniendo el carácter de jurídicas, sean editadas por la Comunidad Autónoma de Canarias, por la propia Cámara o por cualquier institución o entidad, y sean consideradas de utilidad por referirse a temas de interés regional.

4. La propuesta de adquisición de fondos bibliográficos será realizada por el responsable del servicio.

5. Los usuarios incluidos en el artículo 4 apartados a) y b) de las presentes normas podrán proponer al responsable del servicio la adquisición de fondos que consideren de utilidad empleando la desiderata correspondiente.

Artículo 6.

1. A los usuarios de la biblioteca se le prestarán al menos los siguientes servicios:

a) Orientación e información sobre los fondos existentes.

b) Servicios de lectura en sala.

c) Servicios de préstamo para aquellos usuarios que estén autorizados.

d) Reproducción de documentos.

2. Para demandar la prestación de los servicios enumerados en el apartado anterior se utilizarán los impresos normalizados que se confeccionen para tal fin.

3. Podrá aclararse oralmente cualquier extremo, debiendo formularse las demandas de información y servicios de cierta complejidad con tiempo suficiente para su resolución.

4. La prestación de los servicios anteriormente enumerados estará supeditada a la disponibilidad real del personal y medios para atenderlos.

Título III.- Del archivo parlamentario

Artículo 7.

El archivo del Parlamento de Canarias estará constituido por el conjunto orgánico de documentos, cualesquiera que sea su fecha, forma o soporte material, producidos o recibidos por la Cámara, por alguno de sus órganos o por las personas al servicio de aquella en el ejercicio de sus funciones.

También formarán parte del archivo parlamentario los fondos documentales adquiridos por la Cámara y aquellos procedentes de donaciones y depósitos efectuados por entidades y organismos públicos, privados y particulares y cualquier otra documentación histórica, política, social y parlamentaria que haya podido reunir el servicio en el ejercicio de sus funciones.

Artículo 8.

1. Se deberá remitir al archivo:

a) Todos los expedientes legislativos una vez aprobados definitivamente o, en su caso, cuando se haya puesto fin a su tramitación por concluir la legislatura o por cualquier otra causa.

b) Toda la documentación relativa a otras competencias y funciones de la Cámara, de carácter no estrictamente parlamentario, una vez concluida la tramitación.

c) Toda la documentación de carácter oficial de los órganos parlamentarios al finalizar la legislatura.

d) Toda la documentación relativa a la condición y estatuto de los Diputados al finalizar cada legislatura.

e) La documentación electoral.

f) Toda la documentación de carácter administrativo generada por los distintos servicios de la Cámara una vez finalizados los expedientes.

g) Los registros sonoros, en imágenes o en soporte informático de las sesiones del Pleno y Comisiones y de cualquier otra actividad parlamentaria.

h) Toda la documentación relativa al patrimonio histórico y artístico de la Cámara.

i) La documentación de los servicios económicos al término de cada ejercicio presupuestario.

2. La Mesa del Parlamento, los Presidentes de Comisiones y el Secretario General podrán ordenar la transferencia al Archivo de documentos en curso de tramitación o de aquellas tramitaciones de la Cámara con material informativo, para facilitar la consulta a los señores Diputados.

Título IV.- De la documentación parlamentaria

Artículo 9.

La unidad de Documentación asiste a los Diputados regionales, Grupos Parlamentarios y al resto de entidades y personas enumeradas en el artículo 4.

Artículo 10.

El Servicio facilita a los Diputados, Grupos Parlamentarios, órganos parlamentarios y demás unidades administrativas de la Cámara los productos y servicios siguientes:

a) Repertorios de legislación de las distintas comunidades autónomas del Estado español y del resto de los Estados. Para facilitar su utilización, se dispondrá de las correspondientes referencias e índices.

b) Repertorios de jurisprudencia de los tribunales de justicia, y, en especial, del Tribunal Constitucional y del Tribunal Supremo.

c) Documentación bibliográfica sobre las publicaciones más recientes en materias de interés para la Cámara.

d) Colecciones de boletines y revistas oficiales de las Cortes Generales, de los Parlamentos autonómicos y de otras instituciones, que permitan conocer la actividad realizada.

e) Acceso a bases de datos cuando los medios técnicos lo posibiliten.

Título V.- Órganos y personal

Artículo 11.

A efectos de fijar las lineas generales de actuación del servicio se constituirá una comisión ad hoc. Estará integrada por:

a) Dos miembros de la Mesa de la Cámara, uno de los cuales actuará como Presidente.

b) El Secretario General o Letrado en quien delegue.

c) El responsable del servicio que actuará como secretario.

Artículo 12.

Corresponde a la comisión que figura en el artículo anterior dictar cuantas medidas se consideren necesarias para asegurar el funcionamiento del servicio.

Artículo 13.

1. El Servicio de Documentación, Biblioteca y Archivo contará con archiveros-bibliotecarios, administrativos y ujieres de la Cámara. La Mesa del Parlamento decidirá la asignación de personal en función de las necesidades de la institución.

2. Al frente del servicio estará un archivero-bibliotecario, siendo misión suya entre otras:

a) La dirección científica, técnica y administrativa de la biblioteca.

b) Ejecutar el presupuesto anual aprobado y conformar las facturas.

c) Proponer a la Comisión de la Biblioteca las mejoras y reformas del servicio que procedan y exponer las deficiencias que existan.

d) Redactar la memoria anual de Servicio de Documentación, Biblioteca y Archivo del Parlamento así como los catálogos y guías que se consideren oportunos.

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